6. Konkreettiset työvälineet

Tervetuloa tutustumaan konkreettisiin työvälineisiin, joilla voit tuoda tulevaisuustoivoa työyhteisöön! Tässä luvussa käsittelemme neljä teemaa:

  • Miten tuot tulevaisuustoivoa omaan työhösi?
  • Miten rakennetaan tulevaisuustyöskentely?
  • Työvälineitä työpajatyöskentelyihin
  • Vinkkejä digialustoista
ihmisten käsiä, jotka ojentavat pöydän keskelle toisiaan täydentäviä palapelin paloja

Tulevaisuustoivon lisääminen

Jos ja kun haluat vahvistaa omaa tulevaisuustoivoasi ja tulevaisuusvaltaasi ja haluat ottaa tässä koulutuksessa käsiteltyjä teemoja vahvemmin osaksi omaa työtä, mistä voisit aloittaa?

Eeva Salonen ja Titi Gävert koostivat tähän vinkkejä siitä, miten ovat lisänneet tulevaisuustoivolle ja tulevaisuusvallalle tilaa omissa kalentereissaan.

  1. Varaa aikaa. Täydellä kalenterilla aikaa saattaa olla vähän käytettävissä, mutta aloita pienestä. Merkkaa kalenteriisi aamu-, lounas-, tauko- tai iltapäivähetki, vaikka ensin vartti, jolloin voit ajatella tulevaisuutta. Anna itsellesi lupa tulevaisuusajalle ensi alkuun kerran viikossa.
  2. Verkostoidu. Keitä innostujia ja innostajia tunnistan omassa seurakunnassa tai yhteistyökumppaneissa? Mistä voisin löytää uusia ihmisiä, ketkä voisivat innostaa minua? Onko olemassa valmiita verkostoja vaikkapa kirkollisissa Teamseissa tai sosiaalisessa mediassa? Voit kertoa rohkeasti, että etsit oppijakumppaneita – kukaan meistä ei ole valmis aloittaessaan.
  3. Uskalla kokeilla. Kokeilut eivät koskaan epäonnistu. Ne ainoastaan kertovat, kannattaako kokeilla uudestaan juuri samalla tavalla vai muokata kokeilua hiukan seuraavalle kerralle. Älä lannistu!
  4. Lue ja inspiroidu. Inspiraation lähteitä on monia. Tulevaisuudenennakointikursseilla opetellaan lukemaan science fictionia tai katsomaan robottileffoja uusin silmin. Mistä sinä inspiroidut? Aloita siitä!
  5. Jaa huomioitasi. Tapoja on monia, mikä on sinulle luonteva? Kerrotko mieluiten kahvilla parille tutulle uusista löydöistä, saunan lauteilla, sosiaalisessa mediassa? Valitse sinulle sopiva tapa ja käytä sitä rohkeasti.
  6. Ylitä roolirajoja. Tulevaisuusvalta kuuluu kaikille, ei pelkästään johtavassa asemassa oleville tai niille, joilla on vaikkapa sinua korkeampi koulutus. Ota rohkeasti oma paikkasi ja haasta tulevaisuuden pohdintaan eri kulmilta erilaisia ihmisiä.
  7. Etsi supervoimasi. Mikä on sinun tulevaisuuden supervoimasi? Oletko huippuhyvä kuuntelija? Teetkö teräviä havaintoja? Oletko erityisen empaattinen? Tunnetko seurakunnan toimitilat kuin omat taskusi? Mieti, mikä on sinun supervoimasi, jolla pärjäät tulevaisuudessa.

Tehtävä: Mieti oma supervoimasi ja kirjaa se alla olevaan sanapilveen.

Tulevaisuustyöskentelyn rakentaminen

Tulevaisuus on kaikkien omaisuutta, ja siksi siitä tulisi keskustella kaikkien kanssa. Työyhteisössä tulevaisuus ei ole vain johtajien tai tulevaisuutta työkseen ennakoivien osa-alue, vaan kaikkien tulisi saada liittyä tulevaisuudesta käytävään keskusteluun.

Tulevaisuustyöpajan voi kutsua koolle kuka tahansa ja sitä voi ohjata kuka tahansa ryhmänohjaukseen tai työskentelyjen ohjaukseen vähäisestikin perehtynyt henkilö. Erilaisia työskentelymenetelmiä on runsain mitoin hyödynnettävissä. Tärkeintä on mahdollistaa keskustelu niin, että jokainen kokee voivansa siihen liittyä ja että jokainen kokee tulleensa myös kuulluksi.

Seuraavassa on muutamia yleisiä vinkkejä tulevaisuustyöskentelyn kokoamiseen. Voit näitä soveltaa tarkoituksenmukaisella tavalla kutsuessasi ihmisiä puhumaan tulevaisuudesta.

  1. Ihmiset. Keiden kanssa haluaisit puhua tulevaisuuden näkymistä? Onko kyseessä ryhmä, jotka ovat koolla muutoinkin vai kokoatko ryhmän tätä varten? Ketkä pääsevät mukaan, kaikki joita teema kiinnostaa vaiko tietyt valitut? Tarjoa rohkeasti mahdollisuutta liittyä mukaan.
  2. Ajankäyttö. Minkä verran aikaa on käytettävissä? Työskentelyyn yleensä, asiasta kuin asiasta, kannattaa varata riittävästi aikaa, jotta esiin tulee muutakin kuin ensimmäiset ilmeisimmät vastaukset, jotka kaikki tietävät jo ennen työskentelyä. Jos halutaan löytää uusia ajatuksia tai päästä ajatusten muotoilemisessa raakileista hieman pidemmälle, se vaatii aikaa. Varaa mielellään ainakin kaksi tuntia, ihannetilanteessa enemmän. Myös tauot ovat tärkeä osa työskentelyä. Silloin aivot hetken tuulettuvat ja ajatukset jäsentyvät.
  3. Paikka. Millainen paikka on käytettävissä työskentelylle? Tulevaisuustyöskentelyjä voi käydä lähitapaamisena, etänä tai hybridinä. On eduksi, jos toteutustapa ja paikka on tiedossa työskentelyä suunnitellessa. Silloin erityispiirteet on helpointa ottaa huomioon. Asialle on eduksi, jos paikka tarjoaa äänimaailmaltaan rauhalliset puitteet ja jotain muuta kuin kiinteät penkkirivit. Entä miten paikan viihtyisyydellä voisi ruokkia mielikuvitusta? Tarjoilu on aina hyväksi, vaikka vähäinenkin, ja se voi olla jotain muutakin kuin kahvia.
  4. Työskentelyn tavoitteet. Mitä toivot, että työskentelyn päätteeksi olisi saavutettu? Tämä vaikuttaa ainakin työskentelyn osallistujien kutsumiseen, aikataulutukseen ja menetelmien valintaan.
    • Jos tarkoituksena on monipuolistaa ajattelua, saada uusia ideoita ja käydä kiinnostavaa keskustelua, työskentelymenetelmiksi kannattaa valita sellaisia, jotka rohkaisevat kuvitteluun ja antavat tilaa luovuudelle
    • Jos tarkoituksena on saada selkeitä suunnitelmia esimerkiksi seuraavien vuosien toimintaan, työskentelymenetelmien kannattaa auttaa ryhmittelemään, selkeyttämään ja priorisoimaan asioita.
  5. Draaman kaari. Rakenna työskentelyyn draaman kaari, jolla autat osallistujia olemaan läsnä, innostumaan työskentelyyn ja löytämään olennaiset tulokset.
    • Virittäytyminen. Rakenna tila työskentelyn kannalta kutsuvaksi. Mieti miten osallistujat tutustuvat toisiinsa tarkoituksenmukaisella tavalla. Auta osallistujia asettumaan tähän hetkeen ja suuntautumaan työskentelyyn. Kerro, mitä tässä työskentelyssä on tarkoitus tehdä. Luo turvallinen ja inspiroiva tunnelma.
    • Pohjusta työskentely. Mitä tiedämme asiasta tähän mennessä? Auta osallistujat ns. samalle kartalle eli yhdenvertaiseen tilanteeseen ajatellen työskentelyä.
    • Työskentely yhdessä. Ideointi / jäsentäminen / toimenpiteiden valinta / erilaiset näkökulmat…
    • Työskentelyn koostaminen. Joskus tässä on välikooste, josta jatketaan seuraavaan työskentelyyn. Aivan lopuksi hyvä jokaisen vielä valita, miten edistää asioita omassa työssään tästä eteenpäin.

Huomioi työskentelyä suunnitellessasi myös:

  • Osallistujien kehollisuus. Ajattelu on vaativaa työtä. Kun keho voi hyvin, tarjoutuu ajatuksille paremmin tilaa. Onko mahdollista säännöllisin väliajoin nousta seisomaan ja kävellä vähän? Miten tilassa ollaan? Onko jotain syötävää ja juotavaa? Kokeile lisätä pieniä hengitysharjoituksia työskentelyn lomaan, eli esimerkiksi pyydä osallistujia sulkemaan hetkeksi silmänsä ja hengittämään muutaman kerran syvään.
  • Mahdollisuus välillä koota omia ajatuksiaan. Tauota työskentelyä niin, että pyydä osallistujia välillä kirjaamaan omia ajatuksiaan itselleen ylös. Työskentelyn vaiheita voi myös aloittaa niin, että kukin ensin miettii itsekseen annettua tehtävää ja vasta sen jälkeen aloittaa keskustelun yhteisesti.
  • Mahdollisuus jakaa omia keskeneräisiä ajatuksia yhden tai kahden ihmisen kanssa. Kun liikutaan teemoissa, joissa kukaan meistä ei ole asiantuntija (kuten tulevaisuus), on hyvä madaltaa ajatustensa jakamisen kynnystä. Anna mahdollisuus puhua pienissä ryhmissä ja valita, mitä siitä haluaa tuoda laajempaan ryhmään.

Työvälineitä työpajatyöskentelyihin

Tulevaisuustyöskentelyihin löytyy monia hyviä valmiita vinkkejä ja linkkejä internetistä. Alla on lueteltu joitakin vinkkejä ja linkkejä, joita tulevaisuustyöskentelyn suunnittelussa voi käyttää.

Kokeile jotakin työskentelytapaa vaikka seuraavassa työyhteisön palaverissa. Esimerkiksi pieni virittäytymistehtävä voi innostaa luovuuteen ja tuoda toiveikkaampaa ilmapiiriä asioiden käsittelyyn. Erityisen tärkeä on muistaa, että sinun ei yksin tarvitse eikä kuulukaan tietää kaikkea. Tulevaisuutta tehdään yhdessä. Seurakuntien työntekijöillä on huiman paljon osaamista erilaisista ryhmä- ja yksilötyöskentelymenetelmistä. Onko omassa osaamisessasi jotakin sellaista, jota voisit hyödyntää tulevaisuuden pohdinnassa? Entä kuka tai ketkä työkavereistasi voisivat olla työpareina sinulle tällaisessa työskentelyssä? Mieti, kokeile, pohdi yhdessä työkaverien tai vapaaehtoisten kanssa! Tiet tulevaisuuteen voivat aueta yllättäviä reittejä.

Vinkkejä menetelmiin:

  • Sitra on tulevaisuustalo, jonka verkkosivuilta löydät paljon erilaisia tulevaisuuteen linkittyviä menetelmävinkkejä helposti sovellettavaksi:
    • Tulevaisuuden tekijän työkalupakki kokoaa yhteen erilaisia työkaluja tulevaisuuteen liittyen. Tulevaisuuden tekijän työkalupakki – Sitra
    • Tulevaisuustaajuus – Sitra Tulevaisuustaajuus-työpajavinkeillä voit toteuttaa työpajoja, joissa rakennetaan toisenlaisia tulevaisuuksia. Voit sijoittaa videoita tai jonkin työskentelyn osan myös osaksi ihan muuta tekemistä, vaikkapa kokouksen aluksi.
    • Megatrendit ovat yleisiä kehityssuuntia, laajoja muutoskokonaisuuksia. Sitra tutkii megatrendejä ja julkaisee niihin liittyviä ilmaisia aineistoja. Niitä on koottu esimerkiksi tähän blogiin: Neljä vinkkiä megatrendien hyödyntämiseen – Sitra
  • Innokylä tarjoaa menetelmiä ja työkaluja kehittämisen eri vaiheisiin. Tulevaisuus- ja ennakointityöhön liittyviä menetelmäkuvauksia löydät täältä: Työkalut | Innokylä (innokyla.fi) – ennakointi ja tulevaisuustyö
  • TOPI on tulevaisuudentutkimukseen liittyvä selkeä ja helposti omaksuttava oppimateriaali. Se on Turun yliopiston tulevaisuudentutkimuskeskuksen tekemä ilmainen, selkeä oppimateriaali tulevaisuudentutkimuksesta. Sen ideana on tukea avoimuutta, yhdessä kehittämistä ja toisilta oppimista. Konkreettisia, osallistavia menetelmiä tulevaisuustyöskentelyyn löydät tästä materiaalista: Osallistavat menetelmät | TOPI – Tulevaisuudentutkimuksen oppimateriaali (tulevaisuus.fi)
  • Yhtenä esimerkkinä palvelumuotoilu tuo mukanaan monia erilaisia menetelmiä myös tulevaisuuden mietintään. Palvelumuotoilulla tarkoitetaan toiminnan ihmiskeskeistä kehittämistä eli ihmiset ovat itse mukana heitä koskevan toiminnan ja viestinnän kehittämisessä. Palvelumuotoilun kenttä kehittyy jatkuvasti, internethauilla esim. palvelumuotoilu + tulevaisuus löydät viimeisimmät vinkit ja linkit (lisää englanniksi, hakusanat service design + future tai futures). Palvelumuotoilullisia menetelmiä tulevaisuuden pohdintaan ovat esimerkiksi muotoilupelit, joista voit lukea esim. täältä: Muotoilupelit — aloittelijan opas | by Eeva Salonen | Medium
  • Kirkon eri toimijat käyttävät ja kehittävät myös jatkuvasti menetelmiä tulevaisuuden pohdintaan kirkollisella kentällä. Valtakunnallinen kirkon kehittäjät -ryhmä toimii Teamsissa. Voisiko sinun alueellasi olla oma paikallinen Kirkon kehittäjät -ryhmä?

Tehtävä: haasta omaa ajatteluasi. Kirjaa näkyviin keinoja, joilla voi purkaa esteitä tulevaisuustoivolta. Mitä itse tarvitset, jotta uskallat ajatella toiveikkaasti tulevaisuudesta? Jos mahdollista, käy tästä keskustelu työkavereidesi kanssa vaikka aamukahvin äärellä.

Digityöskentelyalustoja

Riippumatta siitä, tapahtuuko työskentely etänä vai lähitapaamisena, voit hyödyntää erilaisia digityöskentelyalustoja. Etä- ja hybridityöskentelyssä ne ovat välttämättömiä, mutta myös lähitapaamisessa monella tapaa hyödyllisiä. Digialustojen käyttötarkoituksia ovat esimerkiksi:

  • Ideoiden ja ajatusten nostaminen anonyymisti yhteiseen keskusteluun. Digityövälineet tarjoavat mahdollisuuden kirjoittaa ideoitaan ryhmälle niin, ettei idean esittäjää tiedetä.
  • Työskentelyssä syntyneiden ajatusten koostaminen
  • kannan muodostaminen, yhteisen valinnan tekeminen äänestämällä tai kannattamalla ehdotuksia
  • työskentelyn ajatusten kirjaaminen jatkokäyttöä varten
  • jokaisen mahdollisuus osallistua yhteiseen työskentelyyn ilman erillistä puheenvuoron pitämistä

Digialusta ei saisi olla itsetarkoitus, eli ei kannata lisätä digialustan käyttöä vain siksi, että se olisi jotenkin trendikästä. Jos työskentely sujuu kätevämmin paperilla ja kynällä, käytä niitä. Jos valitset digialustan käytön, varmista, että kaikki osallistujat pääsevät alustalle. Vähintään niin, että pienryhmästä yksi pääsee alustalle kätevästi ja voi kirjata sinne koko ryhmän ajattelua.

Seuraavassa joitakin tavallisimpia digityöskentelyalustoja.

  • Digitaaliset valkotaulut Digitaalisella valkotaululla tarkoitetaan ikään kuin laajaa paperia, johon osallistujat tuottavat erilaisia sisältöjä: virtuaalisia post it -lappuja, valokuvia ja niin edelleen. Työtä tehdään kuin fyysisen valkotaulun ääressä. On monia eri digitaalisia valkotauluja, joita voit käyttää. Täältä löydät kätevän päivitetyn listauksen eri valkotaulutyökaluista:  Digitaaliset whiteboardit etäkokoukseen tai etätyöpajaan – Jonas Rajanto, Grape People.

    Käytännön vinkkejä kirkon ympäristöön: Microsoftin Whiteboard on kätevä käyttää sisäisissä kokoontumisissa. Microsoft ei vielä mahdollista Whiteboardin käyttöä muiden kuin saman Teamsin jäsenten kanssa eli kirkon kohdalla evl.fi-sähköpostilaisten kanssa (Tilanne 1/2024). Google Jamboard (jamboard.google.com) on ollut hyvä ilmainen työkalu, mutta Google valitettavasi luopuu sen käytöstä vuoden 2024 aikana. Jamboard: Tavallaan yhdessä muokattava PowerPoint-tyyppinen tiedosto, jossa on useita välilehtiä (maksuttomassa max 20 sivua), joita esimerkiksi kukin pienryhmä voi työstää rinnakkain. Työskennellään joko tekstikentillä kirjoittaen tai post-it lapuilla. Lappuja voi järjestellä ja niiden kokoa ja väriä voi vaihtaa. Paperille voi laittaa taustakuvaksi haluamansa valokuvan ikään kuin työpohjaksi, jossa on kirjattuna vaikkapa työskentelyyn liittyviä osa-alueita tai ohjeita. Valmiin tuotoksen voi jakaa pdf-tiedostona kaikille osallistujille. Jamboard-työpohjan luominen edellyttää kirjautumista (maksuton), mutta työskentelyyn osallistutaan linkillä selaimessa ilman erillistä kirjautumista. Työskentelyt säilyvät itselle tallessa myöhemmin palattavaksi.
  • Padlet (padlet.com). Toimii hyvin ideoiden ja ajatusten keräämiseen. Kirjaamiset näkyvät osallistujille saman tien. Kirjattuja ajatuksia voi käydä kommentoimassa ja niitä voi ”tykätä”. Vastaukset tulevat matriisiin. Väriä voi vaihtaa, ja järjestellä lappuja. Padlet-työskentelyn luominen edellyttää kirjautumista (maksuton), mutta osallistujat liittyvät mukaan selaimella linkillä ilman eri kirjautumista. Itselle luodut työpohjat säilyvät tallessa myöhemmin palattavaksi.
  • Menti (mentimeter.com, osallistujille menti.com). Toimii hyvin lyhyiden kommenttien keräämiseen, äänestyksiin ja vaikkapa palautteen keräämiseen. Hyvä varsinkin silloin, kun on koolla isompi joukko ihmisiä. Vastaukset saa suoraan graafiksi tai vaikkapa sanapilveksi. Kyselyn laatijan tulee kirjautua, mutta osallistujat tarvitsevat vain numerotunnuksen, jonka syöttävät esim. puhelimen selaimessa osoitteessa menti.com. Ilmaisversiolla saa tehdä kahden sivun pituisen Menti-kyselyn, lisenssillä mahdollisuudet käytössä laajemmin. Lisenssit ovat henkilökohtaiset.
  • Teams. Joskus se arkisin vaihtoehto on myös paras. Jos ja kun Teams on jo kaikille työskentelyyn osallistuville tuttu, hyödynnä sitä. Yhteisen kanavan tiedostoihin voi laittaa dokumentin, jota kaikki pääsevät muokkaamaan. Dokumenttina helpoin on tietenkin Word, jolloin työstetään samaa tekstikokonaisuutta ja voidaan liittää mukaan myös vaikkapa linkkejä tai kuvia. PowerPoint antaa hyvän alustan myös pienryhmien rinnakkaiselle työskentelylle, jossa kullakin ryhmällä on oma sivunsa samasta PowerPoint -tiedostosta. Laadi työpohjat tarkoituksenmukaisessa määrin valmiiksi esim. taulukkoina tai kysymyksinä. Microsoftin alustojen käytöstä ja virtuaalityöpajojen suunnittelusta lisävinkkejä esim. blogista: Virtuaalityöpajat – lähes kaikki on mahdollista! | by Eeva Salonen | Medium